De dagen zijn te kort voor wat je iedere dag allemaal wilt of “moet” doen. Herkenbaar? Lees dan verder!
Productief: iemand die in een bepaalde tijd veel werk verricht. De resultaten van productiever worden heb ik uit eigen ervaring meegemaakt: minder (deadline)stress en meer tijd voor leuke en belangrijke dingen. Maar hoe word jij productiever?
Vanuit eigen ervaring heb ik voor jullie de volgende 3 tips opgesteld. Voor mij werken ze, wellicht voor jou ook!
1. Stel prioriteiten > Scenarioplanning
Er zijn verschillende manieren om prioriteiten te stellen. Ik hanteer de volgende methode met twee categorieën taken:
1. prioriteit: heeft grote gevolgen als ik het nu niet doe.
2. minder prioriteit: heeft geen/niet zo’n grote gevolgen als ik het nu niet doe.
1. afhankelijk: ben ik afhankelijk van anderen, tijd of plaats?
2. niet afhankelijk: ben ik niet afhankelijk van anderen, tijd of plaats?
Uiteraard gaat alles met hoge prioriteit en grote (ongewenste) gevolgen voor.
Uiteraard gaat ook alles met een grote afhankelijkheid (van anderen, plaats en/of tijd) voor.
Hieronder een aantal voorbeelden van prioriteiten stellen en het vooruitdenken in de vorm van “scenario’s.
Stel: Als ik vandaag geen boodschappen haal heb ik vanavond geen eten. Wat zijn de gevolgen van geen eten hebben > ik leid honger. Is er een andere manier om dit op te lossen dan nu boodschappen te gaan doen? Ik kan op het laatste moment nog even snel wat afhalen. Gevolg: dit is wellicht duurder of minder gezond. Neem ik dit op de koop toe, zodat ik nu iets anders (wellicht belangrijkers) kan gaan doen? Of hecht ik veel waarde aan gezond eten en ga ik toch even boodschappen doen en koken? Stel je eigen prioriteiten, kies wat je nu gaat doen en wat je later gaat doen. Kijk vooruit naar eventuele gevolgen en wat dat voor jou betekent. Kies jouw beste scenario, maak nu een keuze, zo voorkom je stress en onvoorziene situaties in de toekomst.
Stel: Ik mail vandaag niet naar mijn klant die nog advertentiemateriaal aan moet leveren voor de nieuwsbrief van volgende week. Wat als ik nu niet mail? Gevolg: de klant heeft minder tijd om mijn mail te lezen, dus minder lang de tijd om zijn materiaal in orde te maken. Ik ben afhankelijk van die klant voor het materiaal. De kans wordt groter dat hij het materiaal niet of te laat inlevert, als ik nu niet mail. Hoe langer ik wacht, hoe minder groot de kans is dat ik mijn nieuwsbrief op tijd uit kan sturen. Omdat ik afhankelijk ben van iemand anders, moet ik tijd incalculeren, om hem of haar ruimte te geven om te reageren.
2. Focus > batch
Het klinkt heel cliché, maar als je niet gefocust bent komt niets af. Ook al denk je misschien dat je heel veel hebt gedaan als je van de hak op de tak springt, niets is af. Dit werkt voor mij erg demotiverend. Kies daarom bewust aan welke taak je begint, hoelang je aan deze taak werkt en wanneer je de taak af wilt ronden. Stel voor iedere taak een tijd, hoe korter de tijd, hoe sneller dat je werkt! (dit heb ik zo ervaren!) Verlies je snel je focus? Stel dan voor jezelf een tussen doel en wissel soms even af met je bezigheden. Stel wel altijd weer een moment vast dat je verder gaat aan de taak waaraan je begon. Blijf niet hangen bij één taak. Het motiveert je, wanneer je dat tussen doel hebt gehaald en je kunt later met een frisse blik terugkeren om je doel of taak af te ronden. Probeer aan de andere kant niet teveel te wisselen van taken. Iedere taak heeft zijn eigen “opstartkosten”, denk aan de tijd die je kwijt bent met het opstarten van je PC, met het schoonmaken van je materiaal, het omwisselen van passende kleding etc. Het is net als een drukpers, wanneer er een nieuw patroon in moet kost dit tijd (en vaak ook geld), zo werkt het ook bij het afwisselen van taken.
3. Bezuinig nooit op slaap en eten
Twee belangrijke dingen die mijn productiviteit bepalen zijn slapen en eten. Als ik slecht of kort heb geslapen ben ik veel minder productief. Bezuinig dus absoluut niet op je nachtrust. Je hebt iedere dag 8 uur slaap nodig, geloof ik. Neem ook vaak even kort pauze om wat te drinken of te eten als je merkt dat je je focus kwijt raakt. Ik zeg altijd: je kunt beter 2 uur 100% productief zijn dan 4 uurtjes voor 50%. Als jij een kopje koffie nodig hebt, dan ga je die zetten en in alle rust opdrinken.